Bagaimana Cara Mengganti Nama Pengirim Email dan Memberi Tanda Signature?

Surat menyurat telah lama menjadi media yang digunakan oleh hampir semua lapisan masyarakat, bahkan bukan saja orang dewasa, anak-akan pun melakukannya. Ada yang berujud korespondensi, ada yang formal dilengkapi dokumen, dan masih banyak lagi.    Seiring perkembangan zaman, surat-menyurat bukan semakin hilang. Sebaliknya, ia justru hadir seperti telah menjadi bagian dari kehidupan ini. Email adalah wujud lain dari surat-menyurat yang tetap langgeng. Bermetamorfosa, yang awalnya manual menggunakan kertas dan media nyata, kali ini tergantikan dengan media digital di dunia maya.

Layanan Email Gratis

Ada banyak layanan elektronil mail atau yang dikenal pula dengan istila surel alias surat elektronik. Baik yang disediakan gratis oleh perusahaan besar, ataupun yang dikeluarkan mandiri oleh sebuah instansi. Layanan email gratis tersebut antara lain adalah yahoo mail, google mail, hotmail, rocketmail, zoho mail, dan masih banyak lagi.

Layanan-layanan di atas sebagian masih aktif dan menjadi media yang banyak digunakan, namun ada pula yang sudah  tidak aktif.   Namun sehubungan dengan layanan tersebut, untuk kali ini akan dipaparkan email yang dikelola dari layanan perusahaan raksasa bernama google, yaitu tentang pengaturan nama.

Perkembangan Email

Sebagaimana hukum alam lainnya, ketika muncul banyak produk yang serupa, maka persaingan dalam menggaet konsumen ataupun peminat menjadi perlombaan dan rivalitas. Begitu pula yang terjadi dengan kemunculan surat-surat elektronik ini. Permasalahannya, akhirnya banyak orang yang asal menggunakan saja tanpa harus tahu fitur-fitur yang ada didalamnya, yang sejatinya bisa dimanfaatkan lebih. Padahal dengan persaingan tersebut, bukan tidak mungkin justru pihak penyedia layanan akan memberikan banyak kemudahan.

Contoh kemudahan-kemudahan salah satunya disediakan oleh pihak google dengan layanan gmail-nya.

Layanan Google Mail

Dalam hal surat-menyurat, awal yang dikenal masyarakat digital adalah yahoo.com, yahoo.co.id, hotmail, dan juga rocketmail. Banyak orang yang menggunakan satu pun lebih dari layanan di atas, baik untuk urusan pribadi ataupun yang berhubungan dengan bisnis dan pekerjaan.

• Inovasi Bernama GMail

Seiring dengan pengembangan google, akhirnya mereka pun tak mau ketinggalan dalam berinovasi menyediakan layanan email digital tersebut. Maka muncullah gmail yang cukup representatif digunakan dalam banyak hal.

[Baca Juga: Cara Membuat Email: Google dan Yahoo]

Dari layanan email milik google itu ada banyak fiturnya, termasuk menggantikannya menjadi email domain sendiri –yang saat ini berbayar–. Hanya saja, masih sedikit yang memahami semua fiturnya. Salah satunya adalah fitur mengganti “informasi nama pengirim” dan juga menyertakan “signature” alias tanda tangan di setiap pengiriman surat.   Maka di bawah ini adalah langkah-langkah yang bisa ditempuh untuk mengganti nama pengirim dan juga menyertakan signature. [Baca juga: Inilah Cara Mengalihkan Surat Elektronik –Email Forwarding]

• Mengganti Nama Pengirim Email

Di gmail, secara default nama email serupa dengan pembuatan ID saat pertama kali membuat akun, atau bisa juga serupa dengan nama yang tertera di g+ alias google plus. Padahal nama tersebut sebenarnya bisa saja diubah sesuai keinginan kita.

Berikut adalah beberapa langkah yang bisa kita lakukan untuk mengatur penrubahan informasi nama di gmail;

1. Setelah login di akun google mail, silakan tekan tombol simbul seting yang bergambar rida gigi. Letaknya ada di sebelah kanan atas, di bawah gambar avatar kita.
2. Setelah ditekan, maka akan muncul lagi kolom. Pilih kata “pengatutran” ataupun setting.
3. Lihat tampilan yang muncul. Pilih lagi navigasi ‘Accounts,’ maka di bagian kolom tersebut akan ada pilihan pertanyaan “Send mail as:“
4. Tekan “edit info” yang ada di bagian kanannya, maka akan muncul (pop up) windows baru. Isilah dengan nama yang Anda kehendaki.
5. Setelah yakin dan ditulis. Jangan lupa untuk menekan tombol “save change”

• Membuat Tanda Signature

Fitur lain yang jarang diketahui adalah adanya kolom signature.   Signature memang artinya tanda tangan, namun dalam hal ini google menyediakannya bukan berarti yang kita taruh di sana adalah tanda tangan.. Melainkan bisa apa saja, bisa nomor HP, akun sosial media lain beserta link URL-nya, alamat kantor beserta profilnya, dan hal-hal lain sesuai yang kita kehendaki.   Yang pasti semua itu akan tampil setiap kita mengirimkan email kepada pihak lain.

Lalu dimana kita bisa mengaturnya?

Berikut ini adalah langkah-langkah guna memungsikan kolom signature;

• Serupa dengan langkah mengganti nick name di bagian sebelumnya, setelah login di akun google mail, maka silakan tekan tombol simbul seting yang bergambar rida gigi. Letaknya ada di sebelah kanan atas, di bawah gambar avatar kita.
• Setelah ditekan, maka akan muncul lagi kolom. Pilih kata “pengatutran” ataupun setting.
• Lihat tampilan yang muncul. Maka secara default kita tetap ada di kolom ‘general’nya setting (pengaturan). Tarik saja ke bagian bawah, lalu cari tulisan “signature” yang di sebelah kanannya ada kolom.
• Jangan pilih No Signature! Kemudian isi saja kolom sebelah kanan itu sesuai keinginan Anda. Di sana Anda juga bisa berkreasi dalam membuat bentuk pun warna huruf, ataupun menyertakan link URL.
• Dalam menentukan munculnya signature ini, kita juga bisa mengaturnya apakah akan memunculkan pada setiap balasan (reply) ataupun tidak. yaitu dengan memberikan tanda centang ataupun tidak pada bagian bawah kolom.

Demikian dua hal yang bisa kita lakukan sehubungan dengan fitur surat menyurat secara digital yang disediakan oleh google dengan fasilitas gmail-nya. [uth]

Rujukan :
[1] Berdasar pada hal yang sudah pernah dikerjakan penulis
[2] Gambar ilustrasi hasil adalah screen shoot dari google mail