Menyusun “Key Performance Indicators” Organisasi

Key performance indicator (indikator kunci kinerja / KPI) menjadi salah satu elemen penting di setiap organisasi. Hampir setiap organisasi, dengan segala bentuknya, membutuhkan ukuran terperinci untuk memastikan target pencapaian dapat diselesaikan oleh setiap personil atau penanggungjawab. Pengukuran kinerja bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang capaian organisasi dilihat dari sudut pandang capaian kinerja individu atau unit kerja. KPI merupakan salah satu alat evaluasi yang dapat digunakan oleh organisasi guna memudahkan proses pengembangan organisasi.

[Baca Juga: Fungsi Organisasi dan Manajemen]

Penyusunan Key performance indicator (KPI) membutuhkan kejelian tersendiri untuk memastikan keunikan setiap organisasi. Artinya, satu indikator yang digunakan oleh sebuah organisasi tidak dapat serta merta diterapkan oleh organisasi yang lain. Hal ini perlu diperhatikan untuk menghindari ketidaksesuaian instrumen yang diterapkan pada organisasi. Hal ini akan sangat tergantung pula dengan target capaian setiap organisasi.

Apa Itu key performance Indicators (KPI)?

Key performance indicator sering juga disebut dengan istilah lain, yaitu Key Success Indicators (KSI). KPI merupakan instrumen yang berupa serangkaian alat ukur kuantitatif yang digunakan oleh organisasi –perusahaan, lembaga pemerintah, atau lembaga nirlaba– untuk memeriksa kinerja dan mengukur capaian berdasarkan indikator tertentu [1].

Apa tujuan penggunaan KPI?

Penggunaan KPI bertujuan untuk memastikan berjalannya mandat organisasi yang diberikan kepada masing-masing individu atau unit. Pengukuran pelaksanaan mandat atau tugas organisasi kepada individu diukur dari pencapaian masing-masing untuk setiap mandat. Penggunaan instrumen ini berfungsi untuk mengevaluasi kinerja organisasi berbasis unit maupun untuk memotret keseluruhan organisasi secara general dengan mengevaluasi bagian terkecil organisasi. KPI bisa digunakan sebagai instrumen guna memerbaiki kinerja organisasi. KPI merupakan bagian dari instrumen untuk membangun penilaian objektif atas kinerja setiap bagian pada organisasi.

[Baca Juga: Menyusun Rencana Strategis Organisasi]

Syarat Key Performance Indicator yang Baik

Pella (2008) menyebutkan 10 persyaratan agar KPI dinilai sebagai KPI yang memenuhi syarat atau baik. Persyaratan tersebut terkait dengan asas manfaat dan kesesuaian instrumen terhadap kebutuhan sebuah organisasi. Nilai kebutuhan ditentukan oleh seberapa jauh organisasi membutuhkan KPI sekaligus seberapa rinci penilaian akan dilakukan. Asas manfaat terkait dengan pemutaakhiran sebuah instrumen yang juga memertimbangkan nilai kebutuhan sebuah organisasi untuk merumuskan instrumen evaluasi yang baru [3]. Kesepuluh unsur tersebut adalah:

1. Kompatibel dengan kemampuan organisasi mengkomunikasikan strategi evaluasi atau pengukuran kinerja (ability of the organization to communicate their strategy for measures);  
2. Fokus evaluasi atau pengukuran secara optimal terhubung dengan isu-isu strategis dalam organisasi (the selected measure adequately focuses on the strategic issue); 
3. Bersifat kuantitatif dan memungkinkan untuk dievaluasi secara objektif (quantifiable, can be evaluated objectively); 
4. Frekuensi Pemutaakhiran berbasis nilai manfaat bagi organisasi (the frequency of updates are meaningfull)
5. Indikator pada instrimen KPI bersifat reliabel, dapat dikuantifikasi dan dapat digunakan secara berulang-ulang (the measures are quantifiable, reliabled and repeatable)
6. Memiliki manfaat untu meningkatkan kinerja (meaningful targets for improvement are established)
7. Hasil beremungkinan dapat diperbandingkan dengan hasil pada organisasi yang lain (external benchmarking is feasible and/or desirable)
8. Terkait dengan ketersediaan sumber daya dan data  (availability of data and resources) 
9. Validitas pengukuran yang memenuhi standar terkini (validity of measures – not old unvalid measures)
10. Biaya yang ditimbulkan oleh implementasi KPI tidak lebih besar dari nilai yang diperoleh oleh organisasi  (cost of measures not more than benefit of measures)

Bagaimana Menyusun Key Performance Indicator?

Kualitas Key Performance indicator juga ditentukan oleh prosedur dan proses penyusunan instrumen ini. Sebagai catatan, terdapat logika operasional yang berlaku dalam penggunaan KPI. Hal ini yang akan menjadi landasan dalam proses penyusunan dan pemanfaatan KPI sebagai sebuah instrumen evaluasi kinerja organisasi melalui perorangan atau unit. KPI yang baik merinci setiap aspek dalam ukuran yang spesifik sehingga penilaian atas setiap aspek menjadi terukur dan objektif.  Penilaian atas aspek yang tidak memiliki nilai tambah strategis bagi organisasi perlu diperhitungkan terlebih lebih matang atau dihindari.

Pertama

Tahapan pada penyusunan KPI adalah menyusun tujuan besar KPI dan implementasinya. Organisasi harus memiliki tujuan yang spesifik dalam penyusunan alat kerja evaluasi ini. Tujuan menggambarkan target strategis yang akan dicapai apabila KPI diterapkan pada sebuah organisasi.

Kedua

Menetukan unit analisa. Unit analisa harus disusun dengan rinci dengan definisi operasional yang dapat dipahami dan jelas. Kesalahn membuat unit analisa dan definisi operasional dapat mengaburkan validitas hasil yang diperoleh menggunakan instrumen KPI. Unit analisa sering juga dikenal sebagai unit kerja utama (AKU). Aku menjelaskan bagian yang menjadi sasaran evaluasi menggunakan instrumen KPI.

[Baca Juga: Apa itu Knowledge Management Organisasi?]

Ketiga

Menyusun item evaluasi. Item evaluasi ideal dalam KPI tidak melampaui jumlah 15 butir item. Item ini perlu terfokus pada unit analisa yang jelas. Total score pada seluruh item adalah 100%. Indeks juga dapat digunakan sebagai standar ukuran. Range nilai atau definisi pada setiap range perlu didefinisikan secara tepat agar temuan menjadi bermakna.

Pembobotan berbeda pada setiap butir juga dapat dilakukan berdasarkan skala prioritas pada setiap organisasi yang tentu berbeda. Hal ini tergantung dengan nilai penting setiap butir yang melekat pada setiap aspek yang akan dinilai.

Sumber Rujukan

[1] Definition of Key Performance Indicators. Investopedia.com, diakses pada 5 November 2014

[2] Ilustrasi gambar indikator motor. Pixabay.com, diakses pada 5 November 2014

[3] Pella.A,. Memilih Key Performance Indicator Berkualitas. https://www.dap.aidaconsultant.com/memilih-key-performance-indicator-berkualitas Aida Consultant , diakses pada 5 November 2014.

[4] Hanief,H. Menyusun Key Performance Indicator untuk mengukur kinerja Anda. Academia, diakses pada 5 November 2014.